Эта история будет полезна для отдела внутренних коммуникаций, отделу маркетинга, а также ивент-агентствам, которые работают c корпоративными клиентами.

Мероприятия в виртуальной студии набирают все большую популярность среди корпоративных клиентов, потому что решают старые задачи новыми способами. Если ранее требовалось снять огромный зал, согласовать логистику 1000 человек изо всех регионов страны, обеспечить питание, проживание, развлечение, то сейчас стало возможно провести такое мероприятие онлайн и сделать его не менее интересным и зрелищным.

Разбираемся на примере кейса компании Ростелеком. Премия Признание КЦ является ежегодной. Это мероприятие, внутри которого подводятся итоги прошлого года. Лучших сотрудников отмечают среди прочих номинантов, хвалят и ставят соответствующие отметки в трудовые книжки. Номинировать человека может его руководитель или коллеги. Выбор победителей осуществляет независимая комиссия.

Раньше количество победителей исчислялось в пределах нескольких сотен человек. Это много, но все же осуществимо в рамках классического оффлайн мероприятия. Но после реструктуризации прошлого года число победителей по всем регионам достигло 1100 человек и стало понятно, что нужно искать другое решение.

По правилам компании фамилию и имя каждого победителя необходимо произнести вслух и показать на экранах. Умножаем 1100 победителей на некоторое время прочтение фамилий и получаем огромную цифры времени онлайн, когда ведущий просто читает имена.

Стали думать – как сделать так, чтобы этот процесс сделать увлекательным, интересным, неоднообразным.

Повлияло сразу несколько факторов. Это дорого. А с учетом текущих процессов в стране и общего сокращения затрат, экономии ресурсов было решено искать другие, новые пути решения.

Прошлые премии Признание КЦ проводились из нашей же студии, но были реализованы проще и скромнее.

В этом решили найти компромисс. Должно быть красиво и масштабно.

Всю виртуальную студию собирали у нас. Подняли сервер на базе Unreal Engine, разработали локацию, адаптировали ее под KV мероприятия, потому что основные визуальные элементы уже были к тому времени у заказчика.

Нужно было помимо виртуальной студии сделать много 2D контента. Это заставки мероприятия, видео футажи, для виртуальных экранов, технические заставки.

Пересобрали студию под мероприятие. Выделили ключевые рабочие места и дополнительные. Ключевые это:

• Режиссер прямого эфира
• Режиссер медиа материалов
• Звукорежиссер
• Саунд дизайнер
• Оператор телесуфлера

Дали заказчику несколько кандидатов в качестве ведущих. Выбор остановился на Никите Макарове, ведущим канала РБК Про. Его утвердили и начали готовить сценарий и прописывать подводки к ключевым местам сюжета. В процессе поняли, что есть опасность – одного ведущего может не хватить в плане эмоций. Добавили вторую ведущую, Ирину Иваницкую с телеканала Звезда.

Разбили сценарий на блоки, которые соответствуют большим департаментам в Ростелеком. Внутри каждого блока выделили 5 номинаций. Таким образом сценарий подразумевал общее начало мероприятие, поздравление в каждом из блоков по пяти номинациям в каждом.

Собрали сайт премии. Домен, дизайн, плеер прямого эфира и модерируемый чат. Всех зрителей, номинантов и лауреатов внутрикорпоративной рассылкой отправляли на сайт.

Протестировали связь с вице-президентами. Обычно мы для подключения удаленных спикеров используем Zoom. В Ростелеком Zoom закрыт. Есть ТруКонф, но он нам не подходит по техническим ограничениям. Предложили, показали и получили разрешение подключать вице-президентов через другой российское решение – Контур Толк – которое подошло как службе безопасности, так и студии.

В студии на Чистых прудах собрались ведущие, менеджер со стороны Заказчика и вся техническая команда. Зрители смотрели эфир на сайте. Вице-президенты подключались удаленно.

В нужный момент удаленный спикер выводился в виртуальную студию. Ведущие представляли спикера, передавали слово и в конце устраивали короткое обсуждение. Тайминг был жестким, поэтому импровизации было немного.

Весь текст ведущих прописали заранее. Получилось 75 страниц текста. Весь текст разбили по ролям с учетом двух ведущих. На суфлер посадили отдельного человека. Весь эфир длился 3 часа 45 минут.

Внутри сценария необходимо было разработать несколько блоков и затем запрограммировать их в виртуальной среде.

1. Красивое начало мероприятия. Таймер обратного отсчета, пролеты виртуальных камер по студии, 3D логотип компании. Вдохновляющая музыка

2. Весь саунд дизайн. За неделю написали собственные саунд треки для мероприятия. 5 основных музыкальных тем, дополнительные звуки эффектов: салюты, овации, шум большого зала

3. Начало тематического блока. Появлялся 3D текст с названием блок и номинаций

4. Показ лауреатов на экране, вместе со спец эффектами

5. Завершение блока, праздничный фейерверк, салют, выход за пределы студии

Спецэффекты создавали в Niagara, общий движок – Unreal Engine

Не сразу пришло осознание сложности. Ведущие должны прочесть 1100 фамилий и имен и одновременно на экране должны появиться эти же фамилии, имена и отчества. Все должно быть синхронизировано. Все должно совпадать. Ошибка тут недопустима. Если возникает путаница, то это главный провал любой премии. За полчаса до выхода в эфир обнаруживаем несоответствие между текстом суфлера и перечнем ФИО лауреатов. Начинаем заново перепроверять. Успели.

Отдельный человек следил за фамилии и переключал их на экранах вместе с ведущими. Ни разу не ошиблись.

1. Чем раньше начнете работать над виртуальной локацией, тем больше вариантов сможете посмотреть. Это важно, если нет четкого понимания «как должно все выглядеть»

2. «Дьявол в мелочах». На общее впечатление оказывают влияние детали. Музыка, эффекты, подводки. Не экономьте на них, именно по деталям зрители формируют общее впечатление

3. Делайте две полноценные репетиции. После первой у вас сложится общее впечатление. После второй внимание будет уделено нюансам. Потом уже можно переходить к самому мероприятию.